Crisisbeheer in woonzorgcentra: een terugblik om te leren voor de toekomst

15 juli 2020

Probis Management voerde de voorbije maanden heel wat opdrachten uit als ondersteuner van het crisisbeheer naar aanleiding van de coronapandemie. Op 18 juni 2020 hebben we samen teruggeblikt op de recente crisisperiode via het webinar “Zorg(en) voor uw organisatie”. We deelden ervaringen en zochten samen naar gemeenschappelijke uitdagingen waar we een antwoord op willen vinden.

In dit artikel blikken we terug op de stellingen en polls die werden geponeerd tijdens het webinar. We mochten vele reacties ontvangen die ons triggerden tot het zoeken naar verbeteracties en een aantal aanbevelingen om organisaties sterker uit de afgelopen periode te laten komen.

Bewonersbetrokkenheid

74% van de organisaties gaf tijdens de webinar aan dat bewoners en familieleden te weinig of niet betrokken werden bij de genomen beslissingen. Sommige organisaties geven te kennen dat bewoners en familie meer betrokken hadden kunnen worden bij het concreet uitwerken van de door de overheid uitgevaardigde richtlijnen.

Ook ethische vraagstukken kwamen, wanneer het hoogtepunt van de crisis wat afnam, prominenter naar voor. Is het wenselijk om familieleden fysiek weg te houden bij de bewoners of bewoners afzonderlijk in hun kamer de maaltijd te laten nuttigen? Primeert veiligheid en gezondheid altijd op het welbevinden van bewoners? Op welke manier wordt het perspectief van de cliënt meegenomen in de beslissingen die organisaties nemen?

De snelheid en omvang van de huidige crisis maakte het niet eenvoudig om te peilen naar de inbreng en het welbevinden van cliënten. De kunst bestaat erin om in de relatief rustige periode nu, in organisaties te bekijken hoe dit in de toekomst vorm kan krijgen. Bewonersbetrokkenheid situeert zich zowel op vlak van visie en cultuur (met als eerste reflex “wat wil de bewoner”) als op structuur van de organisatie (op welke manieren, via welke overlegmomenten, formeel en informeel, worden bewoners bij het algemeen beleid betrokken).

Druk en erkenning

Medewerkers gaven het beste van zichzelf om de crisis op te vangen. Een aantal organisaties groeiden als het ware organisch, met de crisis als stuwende kracht, naar een intensieve multidisciplinaire samenwerking. Men deed wat nodig was, functieprofielen en –titels met bijhorende taken werden losgelaten om een kwaliteitsvolle zorg voor de bewoners te waarborgen. Individuele sterktes en talenten van medewerkers werden zichtbaar. Dit zorgde voor een positief elan in voorzieningen.

Toch mogen we de fysieke, emotionele en sociale belasting van deze crisis voor medewerkers niet uit het oog verliezen. Men heeft soms bewoners verloren, collega’s werden ziek, men voelde zich verantwoordelijk om het virus uit de organisatie te krijgen of te houden. Medewerkers signaleren gevoelens van schuld, angst, schaamte, verdriet, …

Medewerkers voelden ook de invloed van boodschappen uit de media. Enerzijds werden ze voorgesteld als “helden” met dito betuigingen zoals het dagelijks applaus, een overvloed aan cadeautjes (chocolade!) die voorzieningen mochten ontvangen. Anderzijds was er de berichtgeving rond uitbraken in woonzorgcentra, waar soms de competenties van medewerkers en organisaties in vraag gesteld werden.

Bij het management en leidinggevenden van voorzieningen leeft de bezorgdheid of ze hun medewerkers gedurende deze periode voldoende ondersteuning hebben kunnen bieden.

In een eerste fase ging het voornamelijk om praktische ondersteuning en het uitwerken van richtlijnen. Omwille van de omvang en de duur van de crisis, werden psycho-sociale aspecten steeds belangrijker. Ook de kwaliteit en vaardigheden van het leidinggevend kader van een voorziening bleek een aanzienlijke invloed te hebben.

In onze webinar werd duidelijk dat een aantal organisaties hierop hebben ingezet en de nodige ondersteuning proactief voorzien hadden. Andere organisaties merkten dat zij op dit vlak nog stappen kunnen zetten tot verbetering.

Het belang van een kwalitatief netwerk

77% van de organisaties gaf tijdens het webinar aan dat men zijn netwerk tijdens de crisisperiode heeft uitgebreid. Er werd kennis, informatie, middelen, materialen en zelfs medewerkers gedeeld. Samenwerkingsverbanden werden opgezet of werden intensiever.

Ook de gemeenten namen hun rol als coördinator op. Een heel aantal van hen nam de coördinatie van maatregelen en middelen op zich voor alle zorgactoren in de gemeente. Er werd geen onderscheid gemaakt tussen eigen (publieke) voorzieningen en andere. Iedereen werd voorzien van de nodige middelen of men deelde informatie om tot oplossingen te komen.

Opmerkelijk was visie naar verantwoordelijkheid tot het voorzien in een eigen stock van persoonlijke beschermingsmaterialen. Ligt deze verantwoordelijkheid bij organisaties zelf (57%) of ligt deze op een hoger, beleidsmatig niveau (43%) (overheid, eerstelijnszones)? De meeste organisaties geven aan dat ze in de toekomst beide pistes willen bewandelen. Het wordt als een verantwoordelijkheid van de overheid gezien om bij pandemieën als deze te kunnen voorzien in voldoende kwalitatief materiaal voor hun burgers en organisaties, maar eveneens nemen bijna alle voorzieningen de beslissing om zelf in een eigen stock te voorzien, voldoende om een beperkte periode van een aantal maanden te overbruggen.

De eerstelijnszones kwamen ook aan bod. Bij organisaties die deel uitmaken van een sterke en goed uitgebouwde eerstelijnszone, bleek dit een zeer grote waarde toe te voegen aan het managen van deze crisis. Dit professionele netwerk kon vanaf dag één ingezet worden om het hoofd te bieden aan een aantal problemen, waardoor organisaties die hiervan gebruikt maakten, vaak sneller en adequater konden reageren op situaties. Waar het nut van de eerstelijnszones pré-corona soms nog in vraag werd gesteld, heeft deze crisis getoond waar de voordelen hiervan te vinden zijn. Een warme oproep dus om in te zetten op verdere uitbouw van deze eerstelijnszones.

Er zijn op verschillende niveaus en op meerdere vlakken samenwerkingen ontstaan die organisaties in de toekomst willen behouden. Kunst is nu de bruggen die gebouwd zijn te verstevigen en te bestendigen.

Procedures: een noodzakelijk kwaad ?

Richtlijnen en procedures werden veelal als een grote werkbelasting ervaren eerder dan een ondersteunend hulpmiddel. Toch gaf 69% van de organisaties aan dat de opgemaakte procedures een ondersteunende rol gespeeld hebben tijdens de crisisperiode. In organisaties waar bijvoorbeeld de procedures en werkvoorschriften op vlak van infectiepreventie en handhygiëne goed gekend waren, heeft dit zeker een positieve invloed gehad op het beperken van een uitbraak.

Sommige procedures kunnen evenwel een vertragende factor zijn. Neem nu bijvoorbeeld procedures met betrekking tot aankoop van materialen of inzetten van medewerkers. Er zijn een aantal organisaties die deze procedures tijdens de crisis opzij hebben geschoven om snel en performant te kunnen handelen. Andere organisaties bleven vasthouden aan hun geijkte manier van werken, wat als resultaat gaf dat het veel langer duurde vooraleer ze over de nodige middelen (materialen, medewerkers, …) konden beschikken.

Organisaties deden meer dan anders beroep op interim-medewerkers of medewerkers die vreemd waren aan de organisatie of afdeling. Sommige organisaties geven aan dat dit in sommige gevallen een extra belasting kan betekenen voor de vaste medewerkers. Leerpunt dat hier kan meegenomen worden is om in de zomerperiode in te zetten op een (praktisch) kader zodat dit proces voortaan vlotter verloopt.

Personeel en competenties

62% van de organisaties ervaren een verandering en/of gemis aan bepaalde competenties bij medewerkers die duidelijker werden tijdens de crisisperiode.

De competenties waar men het meest wil op inzetten zijn:

  • Veranderingsbereidheid
  • Verpleegkundige hygiëne
  • Samenwerking
  • Flexibiliteit
  • Interdisciplinaire feedback
  • Veerkracht
  • Stressbestendigheid
  • Solidariteit

Een aantal van deze competenties kunnen beschouwd worden als organisatiebreed en van toepassing op alle medewerkers, terwijl andere weer zeer specifieke toegekend kunnen worden aan bepaalde kwalificaties.

Eveneens werd in het webinar de inzetbaarheid van personeel besproken. Door de crisis zijn andere talenten en andere manieren van werken naar voor gekomen, waarvan organisaties de zaken die meerwaarde bieden, willen behouden. 44% van de organisaties zal hun personeel op een andere wijze inzetten na afloop van de crisis, 20% bekijkt dit nog.

Neem de tijd

In het webinar werd duidelijk dat 92% van de organisaties ruimte zag voor verbetering tijdens de crisisperiode. Willen organisaties vooruitgaan naar aanleiding van de aandachtspunten die naar voor kwamen uit de coronacrisis? Heel duidelijk, ja! Tegelijkertijd stelt men zich de vraag hoe men nu op basis van deze lessen concrete veranderingen kan initiëren.

Covid-19 neemt aan sterkte af en daarmee ook de periode van crisis en druk in organisaties. Vele organisaties treffen voorbereidingen voor een eventuele tweede golf. Of willen gewoon van de crisis een opportuniteit maken voor verbetering.

Het is verstandig om in eerste instantie de druk op de ketel wat te verminderen en te focussen op een eerste evaluatie van de crisisperiode. Bekijk de prioriteiten in de organisatie, zodat de meest noodzakelijke elementen eerst aan bod komen.

Of die tweede golf er al dan niet komt, sowieso is het raadzaam om te gaan bekijken wat de sterktes zijn van de organisatie en waar men nog kan groeien. Periodes van “crisis”, hoewel hopelijk niet in de grootteorde van deze pandemie, zullen er altijd zijn in organisaties. Periodes van relatieve rust kunnen aangegrepen worden tot het versterken van de organisatie.

Hoe kunnen wij u hierbij helpen?

Probis ontwikkelde een organisatiebarometer als handig instrument om een evaluatie op te maken van de voorbije periode. Voor meer info mail je naar info@probis.be

Vorm en de psychologen van CC Select bieden workshops aan rond versterken van veerkracht voor teams post-corona. Meer informatie vind je hier.

Wie nood heeft aan management-assistentie of een interim-manager kan dan weer terecht bij Probis Management. Voor meer info kan je mailen naar info@probis.be

Wie de webinar wil herbekijken, kan hier terecht.